Pełnomocnikiem do spraw jakości nie może być każdy. Musi to być osoba, która potrafi zapewniać realizację procesów związanych z systemem zarządzania jakością (ustanawianie, wdrażanie, utrzymywanie), raportować pracę kierownictwu, a także podejmować próby doskonalenia systemu. Co więcej, powinna posiadać rozwinięte umiejętności komunikacyjne, tak aby móc skutecznie komunikować się z wieloma pracownikami przedsiębiorstwa w celu upowszechniania informacji i podnoszenia świadomości.
Kim jest pełnomocnik do spraw jakości?
Pełnomocnik do spraw jakości to osoba odpowiedzialna w firmie na obowiązki związane z dbaniem o prawidłowe realizowanie zadań związanych z przestrzeganiem jakości, czyli głównie z zarządzaniem jakością, ale także system BHP, środowiskiem, jak i bezpieczeństwem informacji. Pełnomocnik do spraw jakości to osoba zarządzająca i koordynująca zadania związane z wymaganiami określonymi w normach ISO 9001 i ISO 14001.
Kto może być pełnomocnikiem do spraw jakości?
Pełnienie funkcji pełnomocnika do spraw jakości to odpowiedzialna rola, którą mogą pełnić jedynie osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, predyspozycje i umiejętności. Przede wszystkim pełnomocnik powinien mieć duży autorytet i mieć wiedzę o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Co więcej, powinien znać wymagania określone w normach, szczególnie w ISO 9001. Ponadto osoba, która pełni funkcję pełnomocnika do spraw jakości, powinna wyróżniać się rozwiniętymi umiejętnościami autoprezentacji, komunikacji i posiadać charyzmę. Mu być też osobą elastyczną, umiejącą dopasować się do zmieniających się reguł, a także nastawioną na rozwój.
Szkolenie na pełnomocnika do spraw jakości
Pełnienie funkcji pełnomocnika do spraw jakości to nobilitująca rola, którą najlepiej wykonują osoby posiadające umiejętności kierownicze. Duże znaczenie mają predyspozycje osobiste i charakter, ale wielką rolę odgrywa też wykształcenie i szkolenia. Wachlarz uniwersalnych cech, które powinien posiadać pełnomocnik do spraw jakości, musi uzupełniać minimum jedno szkolenie: Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001. Dobry pełnomocnik powinien także szkolić się z umiejętności interpersonalnych, tzw. umiejętności miękkich, społecznych. Warto, aby szkolił się ze zdolności organizacyjnych czy autoprezentacyjnych. Przydadzą się także szkolenia z zasad BHP czy metod analizy ryzyka.
Pełnomocnik do spraw jakości – obowiązki
Norma ISO 9001 była kilkukrotnie aktualizowana. Do aktualnej wersji ISO 9001:2015 dodano wymagający wiele pracy i doświadczenia obowiązek identyfikacji i analizy istotności ryzyk, ale też szans związanych z prowadzeniem przez firmę działalności. Co więcej, do zadań pełnomocnika należy szereg innych obowiązków:
- planowanie i zarządzanie systemem jakości
- opracowywanie i przedstawianie kierownictwu sprawozdań z przeprowadzanych audytów zarządzania jakością
- analizowanie problemów jakościowych
- przekazywanie zadań z etapu rozwojowego do produkcyjnego
- reprezentowanie organizacji w kontaktach zewnętrznych
- propagowanie proaktywnej postawy
- szukanie wad i udoskonalanie systemu zarządzania jakością
- zapewnienia pracy zgodnej z wymaganiami normy ISO 9001
- prowadzenie szkoleń z zakresu SZJ
- obsługa reklamacji
- nadzór nad realizacją celów
Gdzie pełnomocnik do spraw jakości znajdzie pracę?
Konieczność powołania funkcji pełnomocnika do spraw jakości zwykle pojawia się z chwilą podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania jakością. Do obowiązków takiej osoby należy wtedy między innymi prawidłowe przeprowadzenie przez proces certyfikacji.
Funkcja pełnomocnika do spraw jakości obecnie nie jest wymagana przez aktualizację normy ISO 9001:2015. Z tego powodu wiele mniejszych przedsiębiorstw zrezygnowało z zatrudniania osób na takie stanowisko, nakładając obowiązek dbania o system zarządzania jakością na zarząd firmy. Aby najlepiej przygotować się do tej roli, wysyłając jednego z przedstawicieli na szkolenie.
Pełnomocnik do spraw jakości znajdzie jednak zatrudnienie w większych firmach, o bardziej skomplikowanej strukturze. Wszędzie tam, gdzie zarząd firmy może mieć trudności w panowaniu nad wieloma szczegółami najlepszym rozwiązaniem jest powołanie pełnomocnika do spraw jakości, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie poszczególnymi działami.